Obowiązek informacyjny · art. 13 i 14 RODO
Klauzula informacyjna RODO
To skrócona informacja o tym, jak przetwarzamy dane osobowe naszych klientów, kontrahentów i osób, które się z nami kontaktują. Pełny opis — obejmujący również dane zbierane automatycznie w naszych serwisach internetowych — znajdziesz w Polityce prywatności.
01Kto przetwarza Twoje dane
Administratorem Twoich danych osobowych jest Firma TOMMAX Sp. z o.o. z siedzibą w Dębicy, ul. Fabryczna 2, 39-200 Dębica, KRS 0000470512, NIP 8722407726, REGON 180998384.
Kontakt: biuro@tommax.pl, tel. +48 14 681 62 62, adres korespondencyjny jak wyżej.
Wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych — jest nim Krzysztof Winiarski. Możesz się z nim skontaktować we wszystkich sprawach dotyczących Twoich danych: biuro@tommax.pl.
02Kogo dotyczy ta klauzula
Klienci i kontrahenci
Osoby prowadzące działalność gospodarczą, z którymi zawieramy umowy, oraz pracownicy i współpracownicy wskazani przez naszych kontrahentów jako osoby do kontaktu przy realizacji zlecenia.
Osoby kontaktujące się z nami
Każdy, kto wysyła do nas zapytanie — przez formularz na stronie, e-mailem, telefonicznie lub przez media społecznościowe — a także osoby pobierające nasze materiały.
03Po co i na jakiej podstawie
| Cel | Podstawa prawna | Jak długo przechowujemy |
|---|---|---|
| Odpowiedź na Twoje zapytanie i prowadzenie korespondencji | art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz prawnie uzasadniony interes polegający na obsłudze zapytania; jeżeli zapytanie zmierza do zawarcia umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO | do 12 miesięcy od zakończenia korespondencji |
| Przygotowanie oferty i negocjacje warunków współpracy | art. 6 ust. 1 lit. b RODO — działania podejmowane na Twoje żądanie przed zawarciem umowy | do 24 miesięcy od ostatniego kontaktu, jeżeli nie dojdzie do zawarcia umowy |
| Zawarcie i wykonanie umowy, bieżąca obsługa zlecenia | art. 6 ust. 1 lit. b RODO (gdy jesteś stroną umowy) lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO (gdy zostałeś(-aś) wskazany(-a) przez kontrahenta jako osoba do kontaktu) | czas trwania umowy, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń |
| Rozliczenia, wystawianie i przechowywanie dokumentów księgowych | art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z ustawą o rachunkowości i Ordynacją podatkową | 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy |
| Marketing bezpośredni własnych usług | art. 6 ust. 1 lit. f RODO; w zakresie kontaktu e-mailowego i telefonicznego — zgoda wymagana przez art. 398 ustawy — Prawo komunikacji elektronicznej | do zgłoszenia sprzeciwu lub wycofania zgody |
| Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | do upływu okresu przedawnienia roszczeń |
04Skąd mamy Twoje dane
W większości przypadków dane otrzymujemy bezpośrednio od Ciebie — z formularza, wiadomości e-mail, rozmowy telefonicznej lub dokumentów przekazanych przy zawieraniu umowy.
Jeżeli jesteś osobą wskazaną do kontaktu przez naszego kontrahenta, Twoje dane otrzymaliśmy od Twojego pracodawcy lub zleceniodawcy. W takim przypadku przetwarzamy zwykle: imię i nazwisko, stanowisko lub pełnioną funkcję oraz służbowe dane kontaktowe — adres e-mail i numer telefonu. Informujemy o tym na podstawie art. 14 RODO.
05Komu przekazujemy dane
Dane przekazujemy wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych wyżej celów:
- HubSpot — system CRM, w którym prowadzimy historię kontaktu i obsługujemy formularze.
- Google Ireland Limited i Meta Platforms Ireland Limited — narzędzia analityczne i reklamowe działające w naszych serwisach, wyłącznie w zakresie danych zbieranych za zgodą.
- LH.pl sp. z o.o. — hosting serwisów i poczty elektronicznej.
- Podmioty świadczące na naszą rzecz usługi księgowe, prawne, audytowe i informatyczne.
- Operatorzy pocztowi i firmy kurierskie, banki — w zakresie korespondencji i rozliczeń.
- Organy publiczne — wyłącznie gdy obowiązek przekazania wynika z przepisów prawa.
Z każdym podmiotem przetwarzającym dane na nasze zlecenie zawarliśmy umowę powierzenia zgodnie z art. 28 RODO.
Przekazywanie poza EOG. Część dostawców (HubSpot, Google, Meta) może przetwarzać dane w Stanach Zjednoczonych — na podstawie decyzji Komisji Europejskiej z 10 lipca 2023 r. w sprawie EU-U.S. Data Privacy Framework oraz standardowych klauzul umownych. Kopię zastosowanych zabezpieczeń udostępnimy na Twoje żądanie.
06Twoje prawa
Sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego uwzględniamy zawsze — niezwłocznie i bez konieczności jego uzasadniania. W pozostałych sprawach odpowiadamy w terminie miesiąca od otrzymania żądania.
07Czy musisz podać dane
Podanie danych jest dobrowolne, ale w praktyce warunkuje kontakt z nami. Bez danych oznaczonych w formularzu jako wymagane nie odpowiemy na zapytanie. Przy zawieraniu umowy podanie danych identyfikacyjnych i rozliczeniowych jest niezbędne do jej wykonania oraz wynika z przepisów podatkowych.
08Profilowanie i decyzje automatyczne
Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały w rozumieniu art. 22 RODO. Profilowanie w celach marketingowych — realizowane w narzędziach Google i Meta wyłącznie za Twoją zgodą — opisaliśmy w Polityce prywatności.
Masz pytanie o swoje dane?
Napisz na biuro@tommax.pl — odpowiada nasz Inspektor Ochrony Danych. Nie potrzebujesz żadnego formularza ani uzasadnienia.
Wersja 1.0 · obowiązuje od 19 sierpnia 2026 r. · Polityka prywatności · Polityka plików cookies